Wojewódzki Inspektorat Inspekcji Handlowej w Bydgoszczy - Informacja dla sygnalistów zewnętrznych

INFORMACJA DLA SYGNALISTÓW ZEWNĘTRZNYCH

DANE KONTAKTOWE

Informacje na temat naruszenia prawa sygnaliści zewnętrzni powinni kierować na adres:

Kujawsko – Pomorski Wojewódzki  Inspektor Inspekcji  Handlowej w Bydgoszczy

ul. Jagiellońska 10

85-020 Bydgoszcz  

z dopiskiem na kopercie: „Zgłoszenie zewnętrzne”, „Zgłoszenie od sygnalisty zewnętrznego” lub innym, jednoznacznie wskazującym, że przesyłka zawiera informację o naruszeniu prawa przekazywaną do organu przez sygnalistę zewnętrznego.

Sygnalista może skorzystać z przygotowanego formularza, ale nie jest to konieczne.

Formularz zgłoszenia nieprawidłowości – sygnały zewnętrzne należy pobrać a następnie wypełnić, wydrukować i wysłać na ww. adres.

Formularz do pobrania dostępny jest tutaj.

Zgłoszenia anonimowe, tzn. niezawierające imienia i nazwiska sygnalisty oraz adresu do korespondencji nie będą rozpatrywane.

Osobą upoważnioną w Wojewódzkim Inspektoracie Inspekcji Handlowej w Bydgoszczy do przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych, dokonywania ich wstępnej weryfikacji, kontaktu z sygnalistą zewnętrznym w celu przekazywania informacji zwrotnych i - w razie potrzeby - zwracania się o wyjaśnienia lub dodatkowe informacje w zakresie przekazanych informacji, jakie mogą być w jego posiadaniu oraz związanego z tym przetwarzania danych osobowych jest Ewa Zawadzka.

WARUNKI OBJĘCIA SYGNALISTY OCHRONĄ

Zgodnie z art. 6 ustawy sygnalista podlega ochronie określonej w przepisach rozdziału 2 ustawy od chwili dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, pod warunkiem że miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego i że stanowi informację o naruszeniu prawa.

TRYB POSTĘPOWANIA ZE ZGŁOSZENIAMI

Po dokonaniu zgłoszenia przez sygnalistę zewnętrznego osoba upoważniona do przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych dokona wstępnej weryfikacji zgłoszenia oraz w terminie siedmiu dni od daty przyjęcia zgłoszenia potwierdzi sygnaliście jego przyjęcie. Następnie po sprawdzeniu zgłoszenia pod kątem tego, czy jest ono informacją dotyczącą naruszenia prawa w rozumieniu ustawy oraz jaki organ będzie właściwy do rozpoznania zgłoszenia (badanie właściwości), organ podejmie dalsze działania.

Jeżeli okaże się, że zgłoszenie nie jest informacją o naruszeniu prawa (nie dotyczy jednej z dziedzin wymienionych w art. 3 ust. 1 ustawy), organ pozostawi je bez rozpoznania, a sygnalista otrzyma stosowną wiadomość na podany przez siebie adres do kontaktu. Gdy przekazane przez sygnalistę zgłoszenie okaże się informacją o naruszeniu prawa w rozumieniu ustawy  wówczas osoba przyjmująca zgłoszenie przekaże je do wyznaczonej osoby (lub osób), która zajmie się nim i podejmie działania następcze lub też przekaże sprawę do innego, właściwego organu (jeżeli okaże się, że inny organ publiczny powinien zająć się podjęciem działań następczych).

TERMIN PRZEKAZANIA INFORMACJI ZWROTNEJ

Informację zwrotną (a więc informację na temat planowanych lub podjętych działań następczych i powodów takich działań) otrzyma Pan/Pani w ciągu trzech miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia.

W uzasadnionych przypadkach termin na przekazanie informacji zwrotnej może się wydłużyć do sześciu miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego. 

Informacja zwrotna wskazywać będzie, jakie działania następcze do tej pory zostały podjęte lub jakie działania organ planuje podjąć w związku ze zgłoszeniem.

Otrzyma Pan/Pani również informację o wynikach weryfikacji zgłoszenia, tzn. czy stwierdzono naruszenie prawa.

ZASADY POUFNOŚCI

Zgodnie z art. 43 ust. 1 ustawy, ustanowiona w Wojewódzkim Inspektoracie Inspekcji Handlowej w Bydgoszczy procedura zgłoszeń zewnętrznych oraz proces przetwarzania danych osobowych uniemożliwiają uzyskanie dostępu do informacji objętych zgłoszeniem nieupoważnionym osobom oraz zapewniają ochronę poufności tożsamości sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie.

Zgodnie z art. 44 ust. 2 i 4 ustawy do przyjmowania zgłoszeń oraz podejmowania działań następczych dopuszczone będą tylko osoby, które są do tego upoważnione oraz są zobowiązane do zachowania tajemnicy w zakresie informacji i danych osobowych, które uzyskały w ramach przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń zewnętrznych lub podejmowania działań następczych.

ZASADY PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH

Klauzula informacyjna w związku z przetwarzaniem danych osobowych w celu przyjęcia zgłoszenia oraz przeprowadzania postępowania wyjaśniającego na gruncie ustawy o ochronie sygnalistów

1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Kujawsko-Pomorski Wojewódzki Inspektor Inspekcji Handlowej z siedzibą w Bydgoszczy przy ulicy Jagiellońskiej 10, 85-020 Bydgoszcz,
   z którym można się skontaktować listownie na adres: ul. Jagiellońska 10, 85-020 Bydgoszcz, elektronicznie na adres e-mail: bydgoszcz@wiih.com.pl, telefonicznie pod numerem 52 323 16 10 lub za pośrednictwem ePUAP: /0cxqd7j02c/SkrytkaESP.
2. W sprawach dotyczących ochrony danych osobowych można się skontaktować z Inspektorem ochrony danych w następujący sposób: listownie na adres: ul. Jagiellońska 10, 85-020 Bydgoszcz (z dopiskiem „Dane osobowe”), elektronicznie na adres e-mail: iod@wiih.com.pl, telefonicznie pod numerem 52 323 16 16 lub za pośrednictwem ePUAP: /0cxqd7j02c/SkrytkaESP.
3. Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane w celu umożliwienia zgłoszenia naruszenia prawa, oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu, sprawdzenia informacji o naruszeniu prawa i podjęcia działań następczych, a także prowadzenia rejestru naruszeń zewnętrznych, czyli na podstawie obowiązku prawnego, jakiemu podlega administrator na podstawie ustawy z dnia
   14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów.
4. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Kujawsko-Pomorski Wojewódzki Inspektor Inspekcji Handlowej z siedzibą w Bydgoszczy przy ulicy Jagiellońskiej 10, 85-020 Bydgoszcz,
   z którym można się skontaktować listownie na adres: ul. Jagiellońska 10, 85-020 Bydgoszcz, elektronicznie na adres e-mail: bydgoszcz@wiih.com.pl, telefonicznie pod numerem 52 323 16 10 lub za pośrednictwem ePUAP: /0cxqd7j02c/SkrytkaESP.
5. W sprawach dotyczących ochrony danych osobowych można się skontaktować z Inspektorem ochrony danych w następujący sposób: listownie na adres: ul. Jagiellońska 10, 85-020 Bydgoszcz (z dopiskiem „Dane osobowe”), elektronicznie na adres e-mail: iod@wiih.com.pl, telefonicznie pod numerem 52 323 16 16 lub za pośrednictwem ePUAP: /0cxqd7j02c/SkrytkaESP.
6. Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane w celu umożliwienia zgłoszenia naruszenia prawa, oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu, sprawdzenia informacji o naruszeniu prawa i podjęcia działań następczych, a także prowadzenia rejestru naruszeń zewnętrznych, czyli na podstawie obowiązku prawnego, jakiemu podlega administrator na podstawie ustawy z dnia
   14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów.
7. Administrator zapewnia poufność Pani/Pana danych osobowych, w związku z otrzymanym zgłoszeniem. W związku z tym dane te mogą być udostępniane jedynie podmiotom uprawnionym do tego na podstawie przepisów prawa oraz podmiotom, którym administrator powierzył przetwarzanie danych w związku z prowadzonym postępowaniem wyjaśniającym. W innych przypadkach dane osobowe sygnalisty, pozwalające na ustalenie jego tożsamości, nie podlegają ujawnieniu nieupoważnionym osobom, chyba że za wyraźną zgodą sygnalisty.
8. W związku z postępowaniami wyjaśniającymi prowadzonymi przez organy publiczne lub postępowaniami przygotowawczymi lub sądowymi prowadzonymi przez sądy, w tym w celu zagwarantowania Pani/Panu prawa do obrony, może dojść do ujawnienia Pani/Pana danych, gdy takie działanie jest koniecznym i proporcjonalnym obowiązkiem wynikającym z przepisów prawa. Przed dokonaniem takiego ujawnienia, właściwy organ publiczny lub właściwy sąd powiadomi Panią/Pana, przesyłając w postaci papierowej lub elektronicznej wyjaśnienie powodów ujawnienia danych osobowych. Powiadomienie nie jest przekazywane, jeżeli może zagrozić postępowaniu wyjaśniającemu lub postępowaniu przygotowawczemu, lub sądowemu.
9. Dane osobowe przetwarzane w związku z przyjęciem zgłoszenia lub podjęciem działań następczych oraz dokumenty związane z tym zgłoszeniem są przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym przekazano zgłoszenie lub zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami. Dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpatrywania zgłoszenia, nie są zbierane, a w razie przypadkowego zebrania są niezwłocznie usuwane. Usunięcie tych danych osobowych następuje w terminie 14 dni od chwili ustalenia, że nie mają one znaczenia dla sprawy.
10. Posiada Pani/Pan prawo żądania dostępu do swoich danych osobowych, a także ich sprostowania (poprawiania). Przysługuje Pani/Panu także prawo do żądania usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, a także sprzeciwu na przetwarzanie, przy czym przysługuje ono jedynie w sytuacji, jeżeli dalsze przetwarzanie nie jest niezbędne do wywiązania się przez Administratora z obowiązku prawnego i nie występują inne nadrzędne prawne podstawy przetwarzania.
11. Przysługuje Pani/Panu prawo wniesienia skargi na realizowane przez Administratora przetwarzanie do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
12. Podanie danych osobowych jest warunkiem niezbędnym w celu dokonania zgłoszenia naruszenia prawa za pomocą wskazanego kanału komunikacji. Odmowa podania danych uniemożliwi skuteczne zgłoszenie naruszenia.

CHARAKTER DZIAŁAŃ NASTĘPCZYCH

Ustawa nie reguluje kwestii podejmowania działań następczych przez organy.

Do działań następczych organu mają w szczególności zastosowanie przepisy:

• ustawy z dnia 15 grudnia 2000 r. o Inspekcji Handlowej (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz.312 ze zm.),
• ustaw odrębnych, określających kompetencje Inspekcji Handlowej,
• ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (t. j. Dz.U. z 2024 r. poz. 572).
• ustawy z dnia 6 marca 2018 r. Prawo przedsiębiorców ( t. j. Dz.U. z 2024 r. poz. 236 ze zm.).

W celu sprawdzenia prawdziwości informacji zawartej w zgłoszeniu organ podejmie postępowanie wyjaśniające lub kontrolne.

ŚRODKI OCHRONY PRAWNEJ

Sygnaliście przysługuje prawo do żądania odszkodowania lub zadośćuczynienia w przypadku, gdy doświadczy on działań odwetowych.

Każdy, kto chciałby zgłosić naruszenie prawa może skorzystać z poufnej porady.

Nieodpłatna pomoc prawna, porady obywatelskie i mediacja są świadczone w około 1500 punktach w Polsce – w każdym powiecie.

Więcej informacji na temat nieodpłatnej pomocy prawnej można znaleźć pod adresem:

https://www.gov.pl/web/nieodplatna-pomoc/npp

OCHRONA PRZED ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ

Zgodnie z art. 16 ustawy:

1. Dokonanie zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nie może stanowić podstawy odpowiedzialności, w tym odpowiedzialności dyscyplinarnej lub odpowiedzialności za szkodę z tytułu naruszenia praw innych osób lub obowiązków określonych w przepisach prawa, w szczególności w przedmiocie zniesławienia, naruszenia dóbr osobistych, praw autorskich, ochrony danych osobowych oraz obowiązku zachowania tajemnicy, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa, z uwzględnieniem art. 5 ustawy, pod warunkiem że sygnalista miał uzasadnione podstawy sądzić, że zgłoszenie lub ujawnienie publiczne jest niezbędne do ujawnienia naruszenia prawa zgodnie z ustawą.
2. W przypadku wszczęcia postępowania prawnego dotyczącego odpowiedzialności, o której mowa w ust. 1, sygnalista może wystąpić o umorzenie takiego postępowania.
3. Uzyskanie informacji będących przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego lub dostęp do takich informacji nie mogą stanowić podstawy odpowiedzialności, pod warunkiem że takie uzyskanie lub taki dostęp nie stanowią czynu zabronionego.

Artykuł 5 ustawy dotyczy jej związku z przepisami krajowymi i innymi aktami Unii i wskazuje, kiedy  (do jakich informacji i naruszeń) się jej nie stosuje.

Zgodnie z art. 38 ustawy na żądanie sygnalisty organ publiczny właściwy do podjęcia działań następczych wyda później niż w terminie miesiąca od dnia otrzymania żądania zaświadczenie, w którym potwierdza, że sygnalista podlega ochronie określonej w przepisach rozdziału 2 ustawy.

ZACHĘTA DO SKŁADANIA ZGŁOSZEŃ

Zachęcamy do korzystania z procedury zgłoszeń wewnętrznych podmiotu prawnego w przypadku, gdy naruszeniu prawa można skutecznie zaradzić w ramach struktury organizacyjnej tego podmiotu prawnego, a Pan/Pani jako sygnalista uważa, że nie zachodzi ryzyko działań odwetowych.

Dzięki temu podmioty prawne będą mogły zapobiec konkretnemu naruszeniu prawa, które ich dotyczy, czy też zaradzić skutkom takiego naruszenia.

To sygnalista decyduje, czy naruszenie prawa zgłosi w ramach zgłoszenia wewnętrznego czy zewnętrznego. Nie ma obowiązku korzystania przez sygnalistę najpierw ze ścieżki wewnętrznej zgłoszenia, dopiero potem z zewnętrznej. 

Jeżeli nie czuje się Pan/Pani bezpiecznie i uważa, że może Pan/Pani doświadczyć działań odwetowych na skutek zgłoszenia wewnętrznego, proszę skorzystać ze ścieżki zewnętrznej.

DANE KONTAKTOWE RZECZNIKA PRAW OBYWATELSKICH

W sprawach zgłoszeń zewnętrznych można skontaktować się z Rzecznikiem Praw Obywatelskich:

• przez Internet:
• FORMULARZ ZEWNĘTRZNEGO ZGŁOSZENIA SYGNALISTY
• BIURORZECZNIKA@BRPO.GOV.PL
• ePUAP ( Elektroniczna Skrzynka Podawcza: /RPO/SkrytkaESP)
• WNIOSEK W JĘZYKU MIGOWYM
• pisemnie::

Biuro Rzecznika Praw Obywatelskich

1. Solidarności 77

00-090 Warszawa

• osobiście:

W czterech biurach Rzecznika Praw Obywatelskich:

• Warszawa
• Katowice
• Gdańsk
• Wrocław

A także w czasie dyżurów w tych miastach:

• Białystok
• Bydgoszcz
• Koszalin
• Kraków
• Lublin
• Szczecin
• Wałbrzych